智能(néng)會(huì)務管理(lǐ)系統概述
信息化(huà)時(shí)代的(de)今天，企業(yè)經營和(hé)管理(lǐ)趨于信息化(huà)和≠(hé)網絡化(huà)，加上(shàng)國(guó)內(nèi)國(guó)際企業(yè)的(de)快(kuài)速發展、集團化(huà)的(de)步伐加快(kuài)，預α示著(zhe)傳統的(de)會(huì)議(yì)室預定管理(lǐ)需要(yào)改變。華威信息會(huì)議(yì)室預定系統可(kě)以幫助企業(yè)規範化(huà)電(diàn)子♠(zǐ)化(huà)管理(lǐ)會(huì)議(yì)室資源，提高(gāo)了(le)會(huì)議(yì)室的(de)使用(yòγng)率，節省會(huì)議(yì)組織者的(de)時(shí)間(jiān)，使企業(yè)的(de)管理(lǐ)水ε(shuǐ)平上(shàng)一(yī)個(gè)台階。
簡要(yào)功能(néng)概述：
1) 網上(shàng)查詢、預定、審批：方便快(kuài)捷，無論何時(shí)何地(dì)都(dōu)可(kě)輕松實現(xià∑n)。
2) 自(zì)動通(tōng)知(zhī)：在線預定或取消，通(tōng)過郵件(jiàn)或內(nèi)部系統自(zì)動通(tōng)知(zhī)相(xiàng)關人(rén)€員(yuán)。
3) 圖表顯示：會(huì)議(yì)室的(de)空(kōng)閑/被預定時(shí)段一(yī)目了(le)然，對(duì)會(huì)議(yì)室資源了(le)如(rú)指掌，Ω遠(yuǎn)離(lí)沖突。
4) 智能(néng)的(de)系統接口：可(kě)與客戶現(xiàn)有(yǒu)的(de)辦公管理(lǐ)系統、門(mén)禁系統或$其它信息系統進行(xíng)無縫地(dì)結合，使企業(yè)的(de)
信息資源得(de)到(dào)統一(yī)、充分(fēn)的(de)共享與使用(yòng)。
5) 獨立發布各類信息：每個(gè)會(huì)議(yì)室門(mén)口的(de)液晶屏，不(bù)僅獨立顯示本會(huì)議(yì)室會(huì)議(yì)信息，σ更可(kě)獨立、自(zì)由發布
企業(yè)其他(tā)資訊，支持文(wén)字、圖片和(hé)視(shì)頻(pín)等各種文(wén)本格式。
6) 會(huì)務服務管理(lǐ)：支持會(huì)前設備、服務預定以及會(huì)議(yì)進程中的(de)服務呼叫等個(gèε)性功能(néng)。
2、預訂系統
會(huì)議(yì)室預訂系統采用(yòng)B/S架構，通(tōng)過浏覽器(qì)進行(xíng)操作(εzuò)；會(huì)議(yì)室預訂系統即可(kě)以是(shì)一(yī)個(gè)獨立運行(xíng)的 (de)管理(lǐ)系統，又(yòu)可(kě)以嵌入到(dào)公司原有(yǒu)的(de)OA系統中作(zuò)為(wèi)一(yī)個(gè)模塊。
實現(xiàn)的(de)功能(néng)為(wèi):維護會(huì)議(yì)室資源、查詢會(huì)議(yì)室預定信息、會(huì)議(yì)室預定/取消、會(huì)議(yì)室預定∑審批和(hé)會(huì)議(yì)室使用(yòng)情況統計(jì)。
1）會(huì)議(yì)室預訂申請(qǐng)
首先，在申請(qǐng)預訂會(huì)議(yì)室時(shí)，可(kě)以通(tōng)過多(duō)種組合條件(jiàn)（如(rú)會(huì)議(yì)室大(dà)小(xiǎo)、所在位®置、會(huì)議(yì)室資源等）篩選來(lái)精确定位目标會(huì)議(yì)室并查看(kàn)會(huì)議(yì)室的(de)預定情況。系統采用(yòng)表格和(hé)色塊來(lái)∑表示當前會(huì)議(yì)室的(de)預訂情況。點擊已預訂的(de)色塊，可(kě)查看(kàn)←預訂人(rén)、預訂時(shí)間(jiān)、會(huì)議(yì)主題等信息; 點擊某個(gè)未預訂色塊，可(kě)直接進入該時(shí)段的(de)申請(qǐng)預訂頁面。可(kě)查詢本人(rén)的(de)申請(qǐng)曆史信息，包括申請(qǐng)的(de)狀态、流程等對(duì)自(zì)己提交的(de)申請(qǐng)，可(kě)進α行(xíng)撤銷、修改操作(zuò)。會(huì)議(yì)室預訂既支持某個(gè)時(shí)間(jiān)點的∞(de)預訂，又(yòu)支持将一(yī)段時(shí)期內(nèi)所有(yǒu)某個(gè)特定時(shí)間(jiān)點的(de)都(dōu)預訂。
2）會(huì)議(yì)室審批
本系統如(rú)果集成在當前的(de)協同辦公系統中，具體(tǐ)方式與目前的(de)協同審批完全相(xiàng)同；如(rú)果是(shì)獨立于協同辦公系統的(de)，則支持二級審批。預訂申請(<qǐng)提交後，系統将自(zì)動匹配該會(huì)議(yì)室所對(duì)應的(de)審批級别并建立申請(qǐng)流程，流程審批完成後，系統将認定該申請(qǐng)已成功。
會(huì)議(yì)管理(lǐ)員(yuán)可(kě)以查看(kàn)到(dào)會(huì)議♥(yì)室預訂申請(qǐng)待審核列表，可(kě)修改該會(huì)議(yì)申請(qǐng)裡(lǐ)的(de)內(nèi)容，如(rú)果不(bù)允許通©(tōng)過，則填寫審核意見(jiàn)，點擊“會(huì)議(yì)退回”；允許通(tōng)過， 則直接點擊“發布會(huì)議×(yì)”，發布後該會(huì)議(yì)進入已審核狀态，
如(rú)下(xià)圖：
3）會(huì)議(yì)室信息維護
維護各種會(huì)議(yì)資源和(hé)會(huì)議(yì)類型，定義會(huì)議(yì)審批流程。維護經常列席會(huì)議(yì)的(de)外(wài)部單位/人(rén)員(yuá<n)。 會(huì)議(yì)資源可(kě)以在預訂會(huì)議(yì)室時(shí)進行(xíng)申請(qǐng)，例如(rú)席卡、礦泉水(shuǐ)。審批流程與會(hu€ì)議(yì)類型相(xiàng)對(duì)應，用(yòng)戶預訂的(de)會(huì)議(yì)提交後，系統可(kě)根據會(huì)議(yì)類型自(zì)動發起相(xi♣àng)應。
4）會(huì)議(yì)郵件(jiàn)通(tōng)知(zhī)
如(rú)果系統為(wèi)獨立運行(xíng)的(de)方式，系統會(huì)集成Outlook的(de)郵件(jiàn)功¶能(néng)，采用(yòng)郵件(jiàn)通(tōng)知(zhī)（預定、修改、取消的(de)™系統動作(zuò)都(dōu)将以郵件(jiàn)的(de)方式通(tōng)知(zhī)相(xiàng)關人(rén)員(yuán)）。
如(rú)果系統集成在協同辦公系統中，将采用(yòng)信息通(tōng)知(zhī)的(de)方式。系統根據會(huì)議(yì)開(kāi)始時(₩shí)間(jiān)和(hé)設定的(de)提前提醒時(shí)間(jiān)，進行(xíng)提醒該會(huì)議(yì)參與人(rén)員(yuán)ε。
5）會(huì)議(yì)服務呼叫
為(wèi)了(le)保證會(huì)議(yì)順利圓滿的(de)召開(kāi)，以及提高(gāo)與會(huì)人(rén)員(yuán)的(de)滿意度，系統可(kě)以采集和(hé)顯↕示當前會(huì)議(yì)狀态，并可(kě)以開(kāi)放(fàng)相(xiàng)關功能(néng)模塊給後勤服務人(rén)員(yuán)，使服務人(rén)員(yuán)能(néng)÷及時(shí)響應會(huì)議(yì)的(de)各種服務性需求。目前可(kě)以提供的(de)會(huì)議(✔yì)狀态有(yǒu)：安靜(jìng)、茶水(shuǐ)服務、設備服務、清掃中。
6）查看(kàn)和(hé)處理(lǐ)會(huì)議(yì)相(xiàng)關事(shì)項
會(huì)議(yì)室申請(qǐng)預訂時(shí)可(kě)以指定會(huì)議(yì)記錄人(rén)作(zuò)會(huì)議(yì)紀→要(yào)并發送給所有(yǒu)與會(huì)人(rén)員(yuán)，可(kě)以與門(mén)禁系統相(xiàng)€連使系統自(zì)動記錄和(hé)顯示會(huì)議(yì)簽到(dào)情況。
7）會(huì)議(yì)室使用(yòng)情況統計(jì)
可(kě)統計(jì)個(gè)人(rén)的(de)申請(qǐng)曆史信息，可(kě)統計(jì)各種會(huì)議(yì)資源的(de)使用(yòng)情況和(hé)各種>會(huì)議(yì)類型的(de)分(fēn)布情況。可(kě)以根據客戶實際需求定制(zhì)各種相(xiàng)關統計(jì)報(bào)表。
3、顯示系統
會(huì)議(yì)室顯示系統，作(zuò)為(wèi)公司直接面向員(yuán)工(gōng)和(hé)客戶的(de)一(yī)面窗(chuāng)口，基本功φ能(néng)包括顯示、通(tōng)知(zhī)、監控等，具有(yǒu)向員(yuán)工(gōng)和(hé)外(wài)界發布信息，引導與會(huì)人(rén)員(yuán)準時(shí≠)參與會(huì)議(yì)，通(tōng)知(zhī)服務人(rén)員(yuán)及時(shí)響應會(huì)議(yì)服務需求等基本功能(néng)。Ω除此之外(wài)，顯示系統還(hái)具備控制(zhì)多(duō)塊顯示屏分(fēn)屏顯示和(hé™)合并顯示等高(gāo)級功能(néng)。
該子(zǐ)系統主要(yào)由模闆設計(jì)器(qì)、信息發布引擎、顯示設備客戶端三部分(fēn)組成≠。
模闆設計(jì)器(qì)
一(yī)個(gè)“所見(jiàn)即所得(de)”的(de)可(kě)視(shì)化(huà)模闆設計(jì)界面，能(nénσg)夠設計(jì)、定制(zhì)豐富的(de)顯示信息。通(tōng)過模闆設計(jì)器(qì)可(kě)以定制(zhì)各種信息顯示模闆。
信息發布引擎
作(zuò)為(wèi)整個(gè)信息顯示系統的(de)核心，負責完成數(shù)據庫存取、顯示內(nèi)容自(zì)動打包λ、數(shù)據庫信息後台維護、響應客戶端讀(dú)取請(qǐng)求等主要(yào)功能(néng)。
顯示客戶端
主要(yào)包括雲端計(jì)算(suàn)機(jī)及液晶屏兩大(dà)部分(fēn)，為(wèi)了(le)顯示需要(yào)，雲終端在較高(gāo)的∞(de)位置上(shàng)安裝。顯示客戶端具有(yǒu)安全性高(gāo)、能(néng)耗低(dī)、維護簡單、高(gāo)可(kě)管理(lǐ)性、綜合運營成本低(dī)等多γ(duō)種優點。
1）會(huì)議(yì)室信息顯示
每個(gè)會(huì)議(yì)門(mén)前的(de)液晶屏顯示當天會(huì)議(yì)室的(de")預訂情況；提示當前時(shí)間(jiān)及會(huì)議(yì)室狀态；若當前會(huì)議(yì)室正在≥使用(yòng)，提示會(huì)議(yì)結束時(shí)間(jiān)。無會(huì)議(yì)召開(kāi)時(shí)，可(kě)播放(fàng)企業(yè)圖片或視(shì)頻(pín)文(wén)件(jiàn)。
2）會(huì)議(yì)信息采集
該模塊主要(yào)是(shì)在會(huì)議(yì)室內(nèi)提供多(duō)個(gè)開(kāi)關，會(huì)議(yì)人(rén)員(yuán)可(kě≥)根據需要(yào)改變開(kāi)關狀态，例如(rú)：按下(xià)送水(shuǐ)開(kāi)關，要(yào)求會(huì)務人(rén)員(yuán)送水(shuǐ)；開(kāi)關數(shù)量和(hé)含義可(kě)自(zì)定義；開(kāi)關的(de)狀态可(kě)與會(huì)議(yì)室控制(zhì)系統關聯，例如(πrú)：按下(xià)會(huì)議(yì)開(kāi)始開(kāi)關，表示會(huì)議(yì)已開(kāi)始，在顯示屏幕上(shàng)顯示“×靜(jìng)”圖片，提醒其他(tā)人(rén)員(yuán)不(bù)得(de)喧嘩。
3）可(kě)定制(zhì)各種顯示信息
系統具有(yǒu)一(yī)個(gè)“所見(jiàn)即所得(de)”的(de)可(kě)視(shì)化(huà)模闆設計(jì)界面，能(néng)夠設計(jì)、定制(zhì)豐富∏的(de)顯示信息。通(tōng)過模闆設計(jì)器(qì)可(kě)以定制(zhì)會(huì)議(yì)預訂、企業(yè)文(wén)化(huà)、活動、宣傳等各種的(de)信息顯示模闆，從(cóng)而提高(gāo)顯示系統的(de)使用(yòng)效率。
4）可(kě)支持多(duō)種格式內(nèi)容
用(yòng)戶可(kě)以根據實際情況在顯示屏中獨立播放(fàng)多(duō)種格式內(nèi)容，實現(xiàn)了(≈le)格式和(hé)內(nèi)容多(duō)樣化(huà)，如(rú)圖像、文(wén)本、PPT、Flash、MPEG視(sh"ì)頻(pín)等多(duō)種媒體(tǐ)形式，從(cóng)而大(dà)大(dà)豐富了(le)顯示內(nèi)容和(hé)效果。
4、特點與優勢
1）規範化(huà)網絡化(huà)會(huì)議(yì)室管理(lǐ)
利用(yòng)先進的(de)網絡技(jì)術(shù)和(hé)管理(lǐ)理(lǐ)念為(wèi)企業(yè)搭建一(yī)個(gè)規範的(de)信息系統，将企業(yè)寶•貴的(de)會(huì)議(yì)室資源統一(yī)管理(lǐ)協調，提升企業(yè)管理(lǐ)效率與整體(tǐ)形象。
2）多(duō)模塊按需選擇
系統集成了(le)多(duō)種第三方技(jì)術(shù)模塊，客戶可(kě)以根據自(zì)己的(de)實際需求自(zì)主選擇是(shì)否采用(y®òng)這(zhè)些(xiē)模塊，可(kě)以減少(shǎo)不(bù)必要(yào)的(de)&開(kāi)支節約成本，做(zuò)到(dào)按需支付。
3）多(duō)系統無縫集成
可(kě)與企業(yè)現(xiàn)有(yǒu)的(de)協同辦公系統和(hé)門(mén)禁系統等多£(duō)種業(yè)務系統建立接口，實現(xiàn)無縫連接，保證各種現(xiàn)有(yǒu)業(yè)務系統良好(hǎo)運行(xíng)和(hé↑)協同工(gōng)作(zuò)。
4）靈活性和(hé)人(rén)性化(huà)
顯示系統為(wèi)快(kuài)速适應發布信息的(de)內(nèi)容變化(huà)、數(shù)據變化(huà)、格式φ變化(huà)提供了(le)有(yǒu)力保障。最終為(wèi)客戶提供靈活、多(duō)樣、及時(shí)、準确的(de)信息發布及♣人(rén)性化(huà)的(de)信息服務，支持業(yè)務的(de)随需應變、“零編程”的(de)維護能(néng)力、
動态可(kě)伸縮的(de)系統處理(lǐ)能(néng)力。
5）更安全和(hé)更穩定
真正做(zuò)到(dào)集中管理(lǐ)，使管理(lǐ)員(yuán)的(de)管理(lǐ)對(duì)象由包括所有(yǒu)客戶端設備的(de)整個(gè)π系統，集中到(dào)服務器(qì)一(yī)個(gè)點，軟硬件(jiàn)升級、殺毒、應用(yòng)軟件(jiàn)安裝、用(yòng)戶帳戶管理(lǐ)等等，幾乎所有(yǒu)的(de)工≤(gōng)作(zuò)都(dōu)在服務器(qì)上(shàng)進行(xíng)，管理(lǐ)員(yuán)隻要(yào)維護好(hǎo)服務器(qìδ)即可(kě)，大(dà)大(dà)減輕維護工(gōng)作(zuò)量。還(hái)可(kě)以利用(yòng)服務器(qì)↓完善的(de)備份和(hé)容錯(cuò)機(jī)制(zhì),更可(kě)确保系統和(hé)數(s hù)據的(de)快(kuài)速恢複。
6）低(dī)成本和(hé)高(gāo)環保
顯示系統采用(yòng)雲終端實現(xiàn)一(yī)台主服務器(qì)讓幾十個(gè)顯示器(qì)能(néng)獨立、同時(shí)操作(zuò)和(hé)使用(yòng)，節省了(le)80%的(de)軟、硬件(jiàn)費(fèi)用(yòng)。低(dī)硬件(jiàn)升 級成本，雲終端無需升級，隻對(duì)服務器(qì)進行(xíng)升級即可(kě)提高(gāo)整個(gè)系統性能(néng)。低(dī)維護成本，整個(gè)系統×實現(xiàn)服務器(qì)單點管理(lǐ)，顯示客戶端零維護。低(dī)運營成本，每台雲終端的(de)功耗隻是(shì)PC的(de)5%，耗♠電(diàn)極低(dī)。
7）可(kě)定制(zhì)開(kāi)發個(gè)性功能(néng)
本公司擁有(yǒu)強大(dà)的(de)技(jì)術(shù)實力，以及多(duō)年(nián)大(dà)中型企業(yè)業(yè)務←系統的(de)開(kāi)發和(hé)實施經驗，因此可(kě)為(wèi)客戶根據企業(yè)實際情況量身(shēn)定制(zhì)開(kāi)發各種業(yè)務需求。
